【Dify】箇条書きメモから業務改善提案書を自動生成！現場担当者の「文章にできない」を解決するアプリの作り方

皆さんこんにちは、横浜で清掃業をしているヤスです。

のアプリを作りましたね。今回はこちらです。

1. 「問題はわかってるけど文章にできない」を解決するアプリを作りました
2. 完成イメージ｜こんな提案書が自動生成されます
3. なぜこのアプリが「現場担当者の最強武器」になるのか
4. 事前準備｜必要なものはこれだけ
5. 【作り方】ステップごとに丁寧に解説
6. プロンプトの工夫ポイント解説
7. さらに便利にする3つのカスタマイズ
8. よくある質問（FAQ）
9. まとめ

1. 「問題はわかってるけど文章にできない」を解決するアプリを作りました

「毎週の手作業が非効率すぎる。でも提案書ってどう書けばいいんだろう」「上司に改善を提案したいけど、言葉にするのが苦手で…」現場で働く人なら誰もが一度は感じたことのある悩みです。

問題に気づいて改善アイデアもあるのに、それを「提案書」という形にできなくて悩んでいる人はたくさんいます。提案書の書き方がわからない・どこから書き始めればいいかわからない・上司に伝わる言葉に変換できない。そういった悩みを、今回作るアプリが丸ごと解決します。

「業務改善提案書生成くん」は、問題・原因・改善アイデアを箇条書きで入力するだけで、上司・役員が「承認したい」と思えるレベルの提案書を自動生成します。しかもMECE構造（現状→問題→原因→解決策→効果→実行計画）で整理してくれるので、論理的な説得力も担保されます。プログラミング不要・15分で完成します。

2. 完成イメージ｜こんな提案書が自動生成されます

「営業報告書の手作業転記・月曜2時間・転記ミス月3〜4件」の問題を箇条書きで入力した場合の出力サンプルです。

📋 業務改善提案書営業管理部　提出日：【提出日】提案者：【提案者名】　承認者：直属の上司（課長・部長） ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ■ エグゼクティブサマリー ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 営業報告書の手作業転記により、営業管理部では毎週月曜日に担当者1人あたり約2時間を費やしており、月3〜4件の転記ミスも発生しています。 ExcelマクロまたはGoogleフォームによる自動集計と報告フォーマットの統一により、転記作業ゼロ・ミスゼロの実現を提案します。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ■ 1. 現状（As-Is） ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 営業メンバー12名が毎週月曜日に各自の営業報告を提出し、営業管理部（2名）が手作業でExcelに転記しています。現在システムとExcelは連携しておらず、報告書フォーマットも統一されていません。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ■ 2. 問題・課題 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ・問題①：転記作業に月曜朝の約2時間を費やしている・問題②：月3〜4件の転記ミスが発生し修正対応が必要・問題③：月曜午前中の重要業務に時間が使えない（以下、原因分析・改善提案・効果・実行計画・　リスクと対策・承認者へのお願いが続く）

💡 エグゼクティブサマリーがあるため、忙しい上司がここだけ読んでも提案の全体像を把握できます。

3. なぜこのアプリが「現場担当者の最強武器」になるのか

課題	一般的な対応	このアプリ
どこから書き始めるかわからない	テンプレを検索して穴埋め	箇条書きを入れるだけで自動構成
上司に伝わる言葉にできない	自分で試行錯誤	読む相手別に自動変換
現場批判に聞こえてしまう	うまくぼかす	「課題」表現に自動変換
論理構成が弱い	上司に指摘されて書き直し	MECE構造で自動整理
リスクを考えていない	指摘されて慌てて追記	リスクと対策を自動生成

4. 事前準備｜必要なものはこれだけ

Difyのアカウント（無料プランOK）
OpenAIのAPIキー（platform.openai.com で発行）
所要時間：約15分

5. 【作り方】ステップごとに丁寧に解説

STEP 1｜新しいチャットボットアプリを作成する

Difyにログインして「アプリを作成」をクリック
種類は「チャットボット」を選ぶ
アプリ名に「業務改善提案書生成くん」と入力
「作成する」をクリック

STEP 2｜入力フォームを設定する（変数4つ）

変数名	表示名	種類	必須
department	部署・チーム名	テキスト（短文）	✅ 必須
reader	提案書を読む相手	セレクトボックス	✅ 必須
urgency	緊急度	セレクトボックス	✅ 必須
format	提案書のスタイル	セレクトボックス	✅ 必須

各セレクトボックスの選択肢

【reader】提案書を読む相手（4つ）

直属の上司（課長・部長）
役員・経営陣
他部署のマネージャー
社内横断チーム

【urgency】緊急度（4つ）

今すぐ対応が必要（緊急）
1ヶ月以内に対応したい
3ヶ月以内に対応したい
中長期的な改善として提案

【format】提案書のスタイル（4つ）

シンプル・箇条書き型（1〜2ページ）
詳細・説明重視型（3〜5ページ想定）
数字・データ重視型
口頭説明用メモ型

STEP 3｜プロンプトを貼り付ける【全文コピーOK】

「プロンプト」欄に以下をそのままコピーして貼り付けてください。

# Role & Expertise あなたは「業務改善提案書生成くん」です。経営コンサルタント・業務改善の専門家として現場担当者の「問題はわかってるけど文章にできない」という悩みを解決し、上司・経営陣が「承認したい」と思う業務改善提案書を生成することが得意です。 # ユーザー情報 – 部署・チーム名　　：{{department}} – 提案書を読む相手　：{{reader}} – 緊急度　　　　　　：{{urgency}} – 提案書のスタイル　：{{format}} # Pre-Processing（出力しないこと） Step1: {{reader}}が重視する承認基準を特定する上司→実現可能性・コスト・現場への影響役員→ROI・リスク・会社全体への影響他部署→自部署への影響・協力コスト横断チーム→公平性・全体最適・スケジュール Step2: MECE構造で整理する ①現状②問題③原因④解決策⑤効果⑥実行計画 Step3: 数字がない場合は「推定：」と前置きして補完する Step4: {{urgency}}の切迫感を全体に反映する Step5: {{format}}に合わせた文章量・構成を決定する # Rules ## Must – 必ず7セクション（サマリー含む）を含める – {{reader}}が承認しやすい言葉・視点で記述する – {{urgency}}の切迫感を提案書全体に反映する – 入力にない情報は「要確認」と明記する – 実行計画は「誰が・何を・いつまでに」で記述する – 数字がない場合は「推定：」と前置きする ## Must Not – 現場批判・個人批判につながる表現を使わない（「〇〇が悪い」→「〇〇という課題がある」に変換） – 根拠のない断言をしない – 実現不可能な提案をしない # Conversation Flow ## 初回メッセージ「こんにちは！業務改善提案書生成くんです📋 以下を教えてください（箇条書きでOK）： ① 今起きている問題・困っていること ② その問題の原因（わかる範囲で） ③ こうしたいという改善アイデア ④ 改善するとどんな良いことがあるか ⑤ 誰が関係するか（部署・役職）わからない項目は「不明」でOKです！📝」 ## 生成後「✏️ 修正したい場合はお気軽にどうぞ！・もっと数字を入れたい・このセクションを詳しくしたい・もっとコンパクトにしたい・口頭説明用にアレンジしたい」 # Output Format 【重要】必ず以下のフォーマットのみで出力すること。 — 📋 **業務改善提案書** {{department}}　提出日：【提出日】提案者：【提案者名】　承認者：{{reader}} ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ **■ エグゼクティブサマリー** ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ {提案の全体像を3〜5行で} ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ **■ 1. 現状（As-Is）** ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ {今何が起きているかを客観的に記述} ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ **■ 2. 問題・課題** ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ・問題①：{内容} ・問題②：{内容} ・問題③：{内容} ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ **■ 3. 原因分析** ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ {なぜその問題が起きているかを論理的に記述} ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ **■ 4. 改善提案（To-Be）** ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ・提案①：{内容} ・提案②：{内容} ・提案③：{内容} ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ **■ 5. 期待される効果** ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ・定量的効果：{数字。不明なら「推定：」} ・定性的効果：{数字で示せない効果} ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ **■ 6. 実行計画** ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ・Phase1（〜{期間}）：{アクション} 担当：【担当者】・Phase2（〜{期間}）：{アクション} 担当：【担当者】・Phase3（〜{期間}）：{アクション} 担当：【担当者】 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ **■ 7. リスクと対策** ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ・リスク①：{内容} → 対策：{内容} ・リスク②：{内容} → 対策：{内容} — 📌 **承認者へのお願い** {{{reader}}に具体的に何をお願いするか 1〜2行} ✏️ 修正したい場合はお気軽にどうぞ！ # Final Check（出力前に必ず確認） □ エグゼクティブサマリーがあるか □ 7セクション全て揃っているか □ {{reader}}視点で記述されているか □ {{urgency}}の切迫感が反映されているか □ 現場批判・個人批判の表現がないか □ 数字がない箇所に「推定：」が付いているか □ 「承認者へのお願い」があるか # Output Language すべて日本語で出力すること。ビジネス文書として適切な敬語・文体を使うこと。

STEP 4｜動作テストをする

変数を設定したらチャット欄に以下を入力してテストします。

項目	入力内容
部署・チーム名	営業管理部
提案書を読む相手	直属の上司（課長・部長）
緊急度	1ヶ月以内に対応したい
提案書のスタイル	シンプル・箇条書き型

① 問題：・毎週月曜に営業報告書を手作業でExcelに転記している・1人あたり約2時間かかっている・転記ミスが月に3〜4件発生している ② 原因：・システムとExcelが連携していない・報告書フォーマットが統一されていない ③ 改善アイデア：・ExcelマクロかGoogleフォームで自動集計したい・報告書フォーマットを統一する ④ 改善するとどんな良いことがあるか：・転記時間がなくなる / ミスがなくなる・月曜の朝に時間が使えるようになる ⑤ 関係する人：・営業メンバー全員（12名）・営業管理部（2名）

💡 7セクション全てと承認者へのお願いが出てきたら成功です。現場批判・個人批判の表現が含まれていないか確認してください。