皆さんこんにちは、横浜で清掃業をしているヤスです。
「毎日同じような作業を繰り返している」
「もっと効率よく仕事を進めたいけれど、何から改善すればいいのか分からない」
そんな悩みを持っている方は多いのではないでしょうか。
私自身、AIを使って仕事の効率化を実現できないかと考え、さまざまなアプリの制作に取り組んできました。
今回は、ノーコードAIアプリ開発ツールの「Dify（ディファイ）」を使って、**業務内容や作業時間を入力すると、AIが業務改善の方向性を提案する「AI業務時短診断アプリ」**を作成しました。
この記事では、アプリの機能や使い方、開発時に工夫した点を紹介します。
私は50歳からAIを学び始めたIT未経験者です。
専門家として完成されたシステムを紹介するのではなく、実際に手を動かしながら学んだことを、できるだけ分かりやすくお伝えします。
1. Difyで作ったAI業務時短診断アプリとは？
今回作成したのは、日々の業務内容を入力し、AIに業務改善のヒントを提案してもらうアプリです。
例えば、次のような業務を想定しています。
- メールや問い合わせへの対応
- 定期的に発生する事務作業
- 同じ内容を何度も入力する作業
- 報告書や文章の作成
- 情報の整理やデータの集計
もちろん、すべての作業をAIに任せられるわけではありません。
大切なのは、現在どのような作業に時間がかかっているのかを整理し、AIや自動化の仕組みを活用できる部分がないか考えることです。
今回のアプリは、その最初の一歩を支援することを目的にしています。
2. AI業務時短診断アプリでできること
このアプリでは、業務についての情報を入力し、その内容をもとにAIが改善の方向性を提案します。
入力する主な情報は次のとおりです。
- どのような業務なのか
- 月に何回、その作業を行うのか
- 1回の作業に何分かかるのか
- 作業はどのような手順で進むのか
- どのようなことに困っているのか
- 現在、どのようなツールを使っているのか
こうした情報を整理することで、単に「AIを使えば便利です」と提案するのではなく、入力された業務の状況に合わせて改善の可能性を検討できるようにしています。
実際の入力画面
画像の説明：Difyで作成したAI業務時短診断アプリの入力画面。業務の種類、月間の作業回数、作業時間、困っていることなどを入力します。
入力画面では、業務の種類や作業頻度、困っていることなどを指定できます。
例えば、メール対応が毎月100回あり、1回あたり5分かかっている場合、その作業にかかる時間を計算できます。
このように、感覚だけで考えるのではなく、まずは数字を使って現在の業務を整理することを意識しました。
3. Difyのワークフローでアプリを構築
今回のアプリは、Difyのワークフロー機能を使って作成しました。
Difyは、AIを活用したアプリやワークフローを構築できるツールです。処理のブロックを組み合わせながら、入力から出力までの流れを設計できます。
今回使用したワークフロー
画像の説明：AI業務時短診断アプリのワークフロー。ユーザー入力、コード実行、LLM、出力の各ブロックを接続しています。
今回のワークフローは、大きく4つの部分で構成しています。
① ユーザー入力
業務の種類、作業回数、作業時間、困っていることなどを受け取ります。
② コード実行
入力された数字を使って、作業時間などの計算を行います。
③ LLM
計算結果や入力内容をもとに、AIが業務改善の方向性を整理します。
④ 出力
AIが作成した診断結果をユーザーに返します。
このように、処理を役割ごとに分けることで、入力から診断結果までの流れを整理しています。
コードによる計算とAIの提案を分けた理由
今回、特に意識したのが、数字の計算とAIによる提案を分けることです。
例えば、月間の作業回数や1回あたりの作業時間から、現在の作業時間を計算する処理はコードで行います。
一方、業務の困りごとを整理したり、改善方法の候補を考えたりする部分は、LLMに任せます。
AIにすべてを任せるのではなく、計算する部分と文章を考える部分を分けることで、役割を明確にすることを目指しました。
ただし、計算結果やAIの提案が常に正しいとは限りません。実際に利用する場合は、入力内容や出力結果を確認する必要があります。
4. 作業時間を計算する際に注意したこと
今回のアプリでは、作業時間を数字で整理するようにしています。
例えば、次のようなケースを考えてみます。
- 月間の作業回数：100回
- 1回あたりの作業時間：5分
この場合、現在の作業時間は次のようになります。
100回 × 5分 ＝ 500分
500分は約8.3時間です。
つまり、この業務には現在、月に約8.3時間かかっていることになります。
ただし、ここで注意したいことがあります。
月に約8.3時間かかっていることと、AIによって月に約8.3時間を削減できることは別です。
AIを導入しても、確認作業や修正作業が必要になる場合があります。業務の内容によっては、期待したほど時間を削減できない可能性もあります。
そのため、現在の作業時間と、AI導入後に実際に削減できる時間を区別して考える必要があります。
今回のアプリでは、まず現在の作業状況を整理し、改善の可能性を検討することを重視しました。
5. AI業務時短診断アプリを試してみる
今回作成したアプリは、以下のリンクから試すことができます。
▶ AI業務時短診断アプリはこちら
業務の種類や作業回数、作業時間、困っていることなどを入力し、どのような診断結果が返ってくるか試してみてください。
なお、利用環境やアプリの公開設定などによっては、正常に動作しない場合があります。
また、試用時には、会社の機密情報や顧客情報、個人情報などを入力しないようにしてください。
診断結果を見るときのポイント
診断結果を確認するときは、次の点を意識してみてください。
- 現在の業務内容が正しく整理されているか
- AIを活用できそうな作業が具体的に示されているか
- 提案された方法を実際の業務に取り入れられそうか
- 導入後に人が確認する必要がある部分はどこか
AIの提案をそのまま採用するのではなく、自分の業務に合っているかを考えることが大切です。
6. 今回のアプリ開発で学んだこと
今回の制作を通して、改めて感じたのは、AIアプリを作るときには、単にAIに文章を作らせるだけでは不十分だということです。
どのような情報を入力してもらうのか。
数字をどのように計算するのか。
AIに何を考えさせるのか。
そして、結果をどのような形で返すのか。
こうした部分を一つずつ整理する必要があります。
Difyのワークフローを使うことで、入力、計算、AIによる処理、出力という流れを目に見える形で組み立てられることも、学びの一つでした。
もちろん、アプリを作っただけで、実際の業務でどれほど効果があるかが分かるわけではありません。
今後は、診断結果の分かりやすさや提案の具体性を確認しながら、改善していきたいと考えています。
7. AIによる業務改善について相談したい方へ
「自分の仕事にもAIを活用できるのだろうか？」
「毎日繰り返している作業を、もう少し効率化できないだろうか？」
そんな疑問がある方に向けて、無料相談フォームを用意しました。
現在の業務内容や困っていることを教えていただければ、AIや業務自動化を活用できそうな部分を一緒に考えます。
▶ AI業務改善の無料相談フォームはこちら
AIを導入すること自体が目的ではありません。
まずは今の仕事のどこに改善の余地があるのかを整理し、本当に役立つ方法を考えることが大切だと思っています。
※相談フォームへの対応範囲や返信方法を確認したうえで掲載してください。
まとめ：Difyで業務改善の可能性を考えるアプリを作成
今回は、Difyを使ってAI業務時短診断アプリを作成しました。
今回のポイントを振り返ります。
- 業務の種類や作業時間などを入力できる
- コードで作業時間を計算する
- LLMを使って業務改善の方向性を提案する
- 数字の計算とAIによる提案を分けて設計する
- 現在の作業時間と、実際に削減できる時間を区別する
私は50歳からAIを学び始め、試行錯誤しながらアプリ制作に取り組んでいます。
まだ実際の業務で効果を検証できていない部分もありますが、作って終わりにするのではなく、使いやすさや提案内容を改善していくことが次の課題です。
AIは、導入するだけで仕事の問題をすべて解決してくれるものではありません。
それでも、日々の業務を整理し、改善できる部分を見つけるための手段にはなると考えています。
これからも、DifyをはじめとしたAIツールを実際に使いながら、学んだことや失敗したことを発信していきます。相談は無料なので今のお仕事がでれくらい出来るかお気軽に相談してください
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