皆さんこんにちは、横浜で清掃業をしているヤスです。
朝、メールを開くと、対応待ちの一覧、書類の不足チェック、請求漏れの知らせが、3通並んでいる。どれも自動で届くのはありがたい。ただ、1通ずつ開いて読み、さっき見た案件がこっちにも出ていないか、目で探しながら「結局、今日は何からやるんだっけ」と考え直す。
このシリーズの第8話では、返信メールから日程を読み取って、Googleカレンダーに予定を入れる仕組みを作りました。今回は新しい仕組みを作る回ではありません。作りすぎたものを整理する回です。
先に核心を書くと、今回の軸は「作る側の区切りと、受け取る側の区切りは違う」です。仕組みごとに「対応待ち」「書類」「請求」と分けるのは、作り手の都合でした。朝に知りたいのは、「今日まず何をするか」です。なお今回の仕組みは、AIを使っていません。GASとGmailとスプレッドシートだけで作っています。
※この記事に登場する会社名・人名・案件番号・金額は、すべて練習用に作った架空のダミーです。実在のお客様や実際の取引の話ではありません。
自動化を続けたら、毎朝3通届くようになった
きっかけは、自分が困ったことでした。
対応待ち一覧（第1話）、不足書類チェック（第3話）、請求対象の抽出（第6話）。この3つが、それぞれ毎朝メールを送ってきます。1つずつ作っているときは、まったく気づきませんでした。3つそろった途端に、「毎朝3通届く」状態になったのです。
仕組みを作れば作るほど、通知は増えます。自動化を続けた人だけが、いつか必ず当たる壁だと思います。
完成形：3つの結果を、1通のメールにまとめる
毎朝、3つの仕組みを順に動かしてシートを更新する
↓
3つのシートを読んで、すべての指摘を1つの配列（データを順に並べた入れ物）に集める
↓
緊急度で3つに分け直す（今日やること／今週中に／手がすいたら）
↓
同じ案件の指摘は1つにまとめ、理由を下に並べる
↓
1通のメールにして送る使ったのは、GAS（Googleのサービスを自動で動かすためのプログラム）、Gmail、Googleスプレッドシートです。
これまでと同じく、クラウドワークスで見た設備工事会社のバックオフィス効率化の募集から、書かれていた業務を練習教材として作ってきた流れの続きです。すべて練習として作ったもので、実務で使っているものではありません。
設計①：仕組みごとに章を分けない
最初は、3通の本文を順番につなげるだけでもいいかと思いました。ただ、それだと章が「対応待ち」「書類」「請求」のままです。これは作る側の区切りであって、受け取る側の区切りではありません。
朝に知りたいのは、「今日まず何をするか」です。なので、緊急度で並べ直すことにしました。
| 章 | 入るもの |
|---|---|
| 今日やること | 工事予定日が今日か明日／30日以上たった請求漏れ・放置案件／請求が至急 |
| 今週中に | 着手漏れ／要請求／書類の不足／フォルダがない |
| 手がすいたら | 見積放置／書類の重複／完了日の未入力 |
各行には「請求がまだ」「書類が足りない」のような札を付けました。章は緊急度で分けても、どの仕組みから来た指摘かは分かるようにするためです。
設計②：発注照合は、毎朝の流れに入れなかった
第5話の発注照合は、毎朝の流れに入れませんでした。PDFを1件ずつ変換するので、9件で2〜3分かかります。毎朝動かす処理には重すぎると判断しました。
そのため、発注照合は必要なときに手で動かす形のまま残しています。毎朝動かすものと、必要なときに動かすものを分ける。時間のかかる処理を、毎朝の流れに入れない。そう決めました。
設計③：第1話のシートは、作り直さずそのまま読む
第1話の対応待ち一覧のシートは、担当者ごと・区分ごとに見出しを付けた、人が読むための形です。機械が読みやすい表ではありません。
シートを作り直すことも考えました。ただ、今回は見出しを手がかりに拾う形にしました。作り直すと、第1話のルール（着手漏れ・請求漏れ・放置案件・見積放置の4つ）をもう一度書くことになり、同じルールが2か所に存在してしまいます。二重管理になると、片方を直し忘れる。だから、前に作ったものはそのまま読む形にしました。
つまずき：統合したら、同じ案件が2か所に出てきた
ここからが、今回いちばん書きたかったことです。
1通にまとめて、最初に動かしたとき、メールにこう並びました。
今週中に（6件）
[書類が足りない] 2026-006 伊藤ビルサービス
不足：報告書
...
手がすいたら（4件）
[完了日が未入力] 2026-006 伊藤ビルサービス
ステータスは「完了」ですが、完了日が空欄です
2026-006が、2か所に出ています。2026-012も同じでした。
どちらも事実なので、間違いではありません。ただ、同じ案件を2回見ることになります。今は9件だからいいものの、100件あったらどうなるのか。考えて、少し怖くなりました。
落ち着いて考えると、当然のことでした。3つの仕組みが、同じ案件を別の角度から指摘しているのだから、重なって当たり前です。でも、1つずつ別のメールで届いているうちは、まったく気づけませんでした。統合してみて、初めて見えたのです。
直し方：案件ごとにまとめ、いちばん急ぐ理由の位置に置く
案件番号でまとめて、理由を下に並べる形にしました。その案件がどの章に載るかは、いちばん急ぐ理由で決まります。
2026-012なら、「書類が足りない（今週中）」と「完了日が未入力（手がすいたら）」の両方があります。急ぐほうに合わせて、「今週中に」に1回だけ出す。理由は、2つとも表示します。理由ごとに色の付いた丸を付けて、どれが急ぐ理由かも見分けられるようにしました。
その結果、実行ログにこう出ました。
朝のまとめを送信（指摘11件 → 案件9件）指摘11件 → 案件9件
［スクショ：実行ログ（指摘11件 → 案件9件）］
11件の指摘が、9件の案件に整理されました。
結果：架空データでのテスト
練習用の架空データで動かした結果は、こうです。
- 今日やること：1件（2026-018 請求がまだ／完了から66日／198,000円）
- 今週中に：6件
- 手がすいたら：2件
- 未請求の合計：295,600円
2026-006と2026-012は、2つの理由を持ったまま1ブロックに収まりました。案件番号を見れば何をすべきか、理由を見ればなぜかが分かります。同じ番号を探し回らなくて済む形になりました。
作ってみて分かったこと
- 仕組みを作るほど、通知が増える。1つずつ作っているときは気づかず、そろって初めて問題になる
- 作る側の区切りと、受け取る側の区切りは違う。仕組みごとに分けるのは作り手の都合で、朝に知りたいのは「今日やること」
- 統合して初めて、重複が見える。別の角度から同じ案件を指摘するのだから、重なって当然
- 毎朝動かすものと、必要なときに動かすものを分ける
- 前に作ったものは作り直さず、そのまま読む。同じルールを2か所に書かない
まとめ
手順をまとめます。
- 3つの仕組みを、朝に順番に動かしてシートを更新する
- 3つのシートから、すべての指摘を1か所に集める
- 仕組みごとではなく、緊急度（今日やること／今週中に／手がすいたら）で分け直す
- 同じ案件は、いちばん急ぐ理由の章に1回だけ載せ、理由は全部並べる
- 重い処理（発注照合）は、毎朝の流れに入れない
私自身は、この回を作ってみて、仕組みが3つ以上になったら通知をまとめることを考える時期なのだと感じました。もちろん、これは私の練習での実感で、すべての人に当てはまるとは限りません。
最初の一歩としては、今自分に届いている自動の通知やレポートが何通あるか、数えてみることをおすすめします。そのうえで、「朝、いちばん最初に知りたいことは何か」を一行で書き出してみてください。通知の区切りが、作った側の都合になっていないかが見えてきます。
長くやってきたシリーズもこれで終了です。また何か違うアプリを作るか、新たな行動をしたら
記事をアップします。次回もお楽しみに
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