皆さんこんにちは、横浜で清掃業をしているヤスです。
見積依頼のメールが来るたびに、こんな作業をしていないでしょうか。
- メールを読んで「何の作業か」「何台か」を確認する
- 単価表を開いて、該当する金額を探す
- 見積書に書き写して、計算して、PDFにして保存する
1件ならまだいいのですが、毎回となると地味に重い作業です。しかも書き写しのミスは、そのまま金額のミスになります。
前回の記事では、「同じメールでも、AIは実行するたびに答えが少しずつ変わる。だから最後は人が決める」と書きました。今回は見積書づくりです。金額を扱うので、前回以上にAIを疑ってかかるつもりで作り始めました。
ところが、結果はまったく逆でした。
AIの判定は一度も間違えませんでした。壊れていたのは、全部私が書いたコードのほうでした。
しかもエラーは一切出ず、前に作った見積書のPDFが静かに消えていました。
※この記事に登場する会社名・人名・住所・単価は、すべて練習用に作った架空のダミーです。実在のお客様や実際の取引の話ではありません。
結論：行を選ぶだけで、見積書PDFが案件フォルダに入る
完成した仕組みの流れはこうです。
- 「確認待ち」シートで、見積もりたい依頼の行を選ぶ
- AIが依頼内容を読み、「どの作業を・いくつ」かを判定する
- GAS（Googleのサービスを自動で動かす小さなプログラム）が、単価表から金額を引いて見積書に書き込む
- 計算はシートの数式が行う
- PDFにして案件フォルダへ保存。案件管理シートに「見積中」で登録される
使ったのは、GAS、OpenAI API（AIを外から呼び出すための窓口）、Googleスプレッドシート、Googleドライブです。
きっかけはこれまでと同じで、クラウドワークスで見た設備工事会社のバックオフィス効率化の募集です。稼働条件が合わず応募は見送りましたが、書かれていた業務を練習教材として1つずつ作っています。今回は「見積書等の書類作成」のうち、読み取り → 転記 → 計算 → PDF化 → フォルダ保存までの前半を作りました。
この仕組みは、シリーズで作ってきた3つの続きです。
今回でこの4つが、メール受信から見積・対応待ち管理までの1本の流れになりました。
一番大事にしたこと：計算はAIにやらせない
作り始める前に、ひとつだけ決めたことがあります。金額の計算を、AIにやらせないことです。
第2話で、同じメールでも実行するたびにAIの答えが変わることを経験しました。これが金額で起きたら、取り返しがつきません。
そこで、役割をはっきり分けました。
| 担当 | やること |
|---|---|
| AI | 「何を・いくつ」を読み取るだけ |
| GAS | 単価表から単価を引く、シートに書き込む、PDFにする |
| シートの数式 | 掛け算・小計・消費税・合計 |
| 人 | 単価の最終決定、値引きの判断、承認 |
値引き欄は、常に「0」で書き込む作りにしました。AIにもGASにも、値引きは決めさせません。
募集文にも「販売価格の決定や最終承認は担当者が行う」という趣旨が書かれていました。ここは人が持つべき部分だと思います。
作り方：7つのステップ
ステップ1：単価マスタを作る
単価マスタとは、作業ごとの単価をまとめた一覧表のことです。「作業名」「単位」「単価」を1行ずつ並べます。私はエアコン洗浄、エアコン交換、換気扇交換、給湯器交換など10項目を入れました。
なぜか：AIには、この一覧の中から選ばせるからです。自由に書かせると、金額と結びつきません。
ステップ2：見積書シートを作る
入力欄は黄色にして、どこに書き込むかを分かりやすくします。小計・消費税・合計は、すべてシートの数式で計算させます。
なぜか：計算の答えがブレない場所に、計算を任せるためです。
ステップ3：AIへの指示にルールを入れる
入れたルールは次の4つです。
- 作業名は、単価マスタの一覧の中から名称だけを書く
- 数量を読み取る。書かれていなければ「不明」にする（1と決めつけない）
- 洗浄か交換かなど、決められないときは「判断できない」と返し、候補を書く
- 一覧にない作業は「一覧にない作業」と返す
ここで大事なのは、理由を2種類に書き分けさせることです。「一覧にない作業：〜」と「判断できない：〜（候補：A、B）」。人のやることが変わるからです。前者なら単価マスタに項目を足すか外注を検討する。後者なら、お客様に電話一本で確認すれば済みます。
なぜか：「決められないときは人に回す」を、AI自身に言わせるためです。
ステップ4：GASで単価を引いて書き込む
AIの返した作業名を単価マスタと照合して、単価を見積書に書き込みます。照合は、完全一致だけでなく部分一致でも当たるようにしておきます（理由は後のつまずきで書きます）。値引き欄には0を書き込みます。
ステップ5：案件番号を「3か所」見て振る
採番（番号を順番に割り振ること）は、次の3か所を見て行います。
- 案件管理シート
- 確認待ちシート
- ドライブのフォルダ名
見積書を作ったら案件管理シートに登録し、元の行にも番号を書き戻します。
なぜか：1か所だけ見ると、同じ番号が何度も振られてしまいます。私はこれで見積書を消しました。
ステップ6：PDFにして保存・登録する
PDF化の直前に、入力欄だけ背景を白に戻します。PDFを第3話で作った案件フォルダに保存し、案件管理シートに「見積中」で登録します。
登録した案件は、10日間動きがなければ第1話の対応待ち一覧に「見積放置」として上がってきます。
ステップ7：「迷う材料」を仕込んだメールでテストする
実在のお客様のメールは使えません。なので、判断に迷う点をわざと仕込んだ架空のメールを5通作りました。
| # | 内容 | 試したいこと |
|---|---|---|
| ① | エアコン洗浄を3台 | 基本形 |
| ② | 「エアコンのことで」4室分 | 洗浄か交換か、勝手に決めないか |
| ③ | 換気扇交換2台＋配管も見てほしい | 数量が片方だけ |
| ④ | 屋上防水工事 | 単価マスタにない作業 |
| ⑤ | 給湯器1台「できるだけ安く」 | 勝手に値引きしないか |
特に②が肝です。単価マスタには「エアコン洗浄（12,000円）」と「エアコン交換（95,000円）」の両方があります。AIが決め打ちしたら、金額が約8倍違ってしまいます。
第2話では、添付ファイルを試す材料を用意し忘れました。その反省で、今回は試したい判断の数だけメールを用意しました。
結果：AIの判定は6件すべて妥当だった
③が2つに分かれたので、判定は全部で6件です。
- ① エアコン洗浄×3 → 見積書作成
- ② 「判断できない：作業内容が不明（候補：エアコン洗浄、エアコン交換）」→ 人へ
- ③a 換気扇交換×2 → 見積書作成
- ③b 配管点検 → 「一覧にない作業」で人へ
- ④ 「一覧にない作業：屋上防水工事」→ 人へ
- ⑤ 給湯器交換×1 → 見積書作成。値引きは0のまま
「できるだけ安くしてほしい」と書かれていても、AIは値引きを決めませんでした。防水工事を、似た項目に無理やり当てはめることもありませんでした。3件は見積書になり、3件はきちんと私のところに回ってきました。
つまずきポイント：壊れていたのは全部、私のコードだった
① 見積書は毎回できる。なのに、前のPDFが消えていた
テストで3件続けて見積書を作りました。3件とも、きれいにPDFができています。エラーもありません。
おかしいと気づいたのは、実行ログを見返したときでした。3件とも、同じ案件番号「2026-017」が振られていたのです。
私は「同じ名前のファイルがあれば上書きする」作りにしていました。つまり、先に作った2件のPDFは、静かに上書きされて消えていたことになります。
怖いのは、エラーが一切出ないことです。見積書は毎回ちゃんとできる。画面上は何も問題がありません。前のものが黙って消えるだけです。
第3話で「エラーが出ないほうが怖い」と書きましたが、今回はそれが自分のコードの中で起きていました。
原因は、採番の仕組みが案件管理シートだけを見ていたことでした。作ったばかりの案件は、まだそこに登録されていません。だから何度採番しても「次は017」になっていたのです。
直し方は3つです。
- 案件管理シート・確認待ちシート・ドライブのフォルダ名の3か所を見て採番する
- 見積書を作ったら案件管理シートに登録し、元の行にも番号を書き戻す
- 採番のタイミングをAI判定の後にする（以前は判定の前に採番していたので、「該当なし」で終わった行でも番号を使ってしまっていました）
教訓：エラーが出ない失敗が、一番見つけにくい。
② PDFにしたら、明細の見出しが消えた
見積書シートでは、入力欄を黄色で塗って目印にしていました。これをPDFに出したくなかったので、PDF化の直前に背景を白にする処理を入れていました。
ところが、その範囲に明細の見出し行（濃紺の背景に白い文字）が含まれていました。背景だけ白になり、白地に白文字。見出しが見えなくなりました。
直し方は、色を白にする対象を入力欄だけに絞ることでした。見出し行には触りません。
教訓：「まとめて白に」は、巻き込み事故を起こす。
③ AIが作業名に単位をくっつけてきた
唯一AIが関わったつまずきも、原因は私の渡し方にありました。
最初、AIは「エアコン洗浄」と正しく返していました。ところがあるとき、「エアコン洗浄（単位：台）」と返してきたのです。
単価マスタの文字とは一致しません。判定自体は正しいのに、「マスタにない項目」として弾かれてしまいました。
原因は、作業一覧をこの形で渡していたことでした。
- エアコン洗浄（単位：台）
AIは、この行全体を「名称」だと受け取っていたのです。第2話の「同じ入力でも答えが変わる」が、形を変えて出てきました。
直し方は2つ入れました。
- 一覧の渡し方を「- エアコン洗浄 ／ 単位：台」に変え、「名称だけを書く」と指示に明記する
- それでもずれたときのために、GAS側で部分一致（文字の一部が合っていれば同じとみなす照合）でも拾えるようにする
部分一致で拾ったときはログ（実行の記録）に残し、後から気づけるようにしました。
教訓：指示を直して終わりにしない。ずれても動く作りにしておく。
④ その他の小さなつまずき
- シート名が一致せず「シートが見つかりません」（シリーズ通算4回目です）
- 見積書シートのコピーを忘れて、単価マスタだけ移していた
- コードを差し替えたとき、閉じ括弧が1つ残って構文エラー（書き方のルール違反で動かないエラー）
動くことと、人に出せる書類になることは別だった
最初に出力したPDFは、黄色の塗りつぶしと作り手向けのメモがそのまま入っていて、とても人に出せるものではありませんでした。
そこから、次のように直しました。
- PDFの出力範囲を限定し、作り手向けのメモを含めない
- 入力欄の黄色と青文字を、PDF化の間だけ白地・黒文字にする
- 宛先に会社らしい語が含まれていれば「御中」、なければ「様」に切り替える
- 自社情報（社名・住所・電話・メール・担当者）の欄を追加
- 有効期限（発行日から30日後）を自動で入れる
- 「下記のとおり、お見積り申し上げます。」の一文を追加
- 上部に御見積金額を大きく表示する
仕組みが動いた時点では、まだ半分でした。
まとめ：疑うべきは、AIだけではなかった
今回の手順をおさらいします。
- 単価マスタを作る
- 計算は数式に任せる見積書シートを作る
- AIには「一覧から選ぶ・決められなければ人に回す」ルールを渡す
- GASで単価を引き、値引きは0で書き込む
- 案件番号は3か所を見て振る
- 入力欄だけ白にしてPDF化・保存・登録
- 迷う材料を仕込んだメールでテストする
第2話では「AIは揺れるから人が承認する」と書きました。今回はその逆です。AIは安定していて、私のコードが静かにデータを消していました。
AIを疑うことばかり考えていました。でも確認すべきなのは、自分が作ったものも同じだったのです。
最初の一歩の提案です。
もし同じような仕組みを作っているなら、テストで同じ処理を3回続けて実行して、保存先のフォルダを開いてみてください。ファイルが3つ残っているかを確かめるだけです。エラーが出ていなくても、それだけで気づけることがあります。
そしてもうひとつ。「一覧から選ばせる」「決められないときは人に回す」という型は、見積書以外にも使えます。作業報告書、発注書、問い合わせの振り分けなどです。まずは、いつも使っている作業と単価を、スプレッドシートに5行だけ書き出してみるところからです。それがこの仕組みの土台になる単価マスタになります。
だんだん仕事で使えるツールになりつつありますね。さらにバージョンアップさせます！
次回予告
今回作った見積書には、続きがあります。
お客様から発注書が届いたとき、その金額がこちらの見積書と合っているか。
金額が違っていても、気づかないまま工事が進んでしまうことがあります。
次回は、発注書と見積金額を自動で照合する仕組みを作ろうと思います。
是非お楽しみに！
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